Cloud-Archive

Kurzbeschreibung

Dokumente verwalten auf moderne Art. Auf allen Endgeräten, sicher und übersichtlich.

Ganz allgemein ist das „Cloud-Archiv“ eine „Hybride App“, die in einem Browser initial gestartet wird und dann wahlweise auf dem genutzten Endgerät als „App“ installiert werden kann oder weiterhin im Browser bedient wird.

Nach der Installation „als App“ steht sie dann zukünftig als „Icon auf dem Desktop“ zur Verfügung und muss auch nicht vom Benutzer aktualisiert werden, da das bei hybriden Apps nicht nötig ist.

Im Speziellen ist das „Cloud-Archiv“ eine Anwendung, mit der man „digitalisierte Dokumente“

• Text
• Tabellen
• Präsentationen
• Bilder
• etc.

sicher, strukturiert, versioniert und indexiert ablegen und verwalten kann.

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Sicher:

Sämtlicher Transport von Daten und Information geschieht über eine https-Verbindung. Eigentlich heutzutage Standard. Das „Cloud-Archiv“ nutzt hierfür Zertifikate von LetsEncrypt, die regelmäßig aktualisiert werden.

Zudem liegen alle Dokumente der Nutzer „verschlüsselt“ auf unseren Speichersystemen¹⁾. Die Dokumente werden mit einem starken Kennwort gesichert, das wiederum durch das Anmelde-Kennwort geschützt ist. Das Anmelde-Kennwort liegt auf unseren Datenbanken verschlüsselt vor. So können hochgeladene Daten auch nicht im Rahmen von administrativen Arbeiten auf dem Server¹⁾ gelesen werden!

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Strukturiert:

Das „Cloud-Archiv“ orientiert sich am „guten, alten, analogen Büro“. Dokumente sind in Aktenordnern gespeichert und können dort beliebigen Registerkarten untergeordnet werden. Die Aktenordner stehen ihrerseits in Aktenschränken.

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Versioniert:

Gerade bei Textdokumenten möchte man die Änderungen über die Zeitachse rückverfolgen können. Das Gleiche bei Tabellen oder Präsentationen. Und manchmal gibt es auch bei Bildern Sinn, deren Zeitverlauf zu dokumentieren, wenn z.B. Veränderungen visuell festgehalten werden sollen.

Das „Cloud-Archiv“ erkennt am Dokumentenname (Dateiname), ob ein neues oder ein bekanntes, schon archiviertes Dokument vorliegt und entscheidet dann selbständig, ob es neu hinzugefügt oder aktualisiert werden muss. Wird es aktualisiert, dann entstehen sog. „Versionen“, die das vorangegangene Dokument nicht überschreiben.

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Indexiert:

Dokumente werden im Archiv nicht nur über ihren Dateinamen gefunden, sondern auch über „textuelle Inhalte“. Hierbei werden klassische Textdokumente, wie WORD, EXCEL, PDF, etc., wie auch Bilder, die „grafischen Text“ beinhalten gelesen, bzw. analysiert (OCR) und einem sog. „Lucene-Index“ übergeben. Hiermit erreicht man eine Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, die einfachen Ordnerstrukturen auf einem Computer weit überlegen ist.

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Initial muss man die App über einen Browser aufrufen und sich über den Registrieren-Knopf ein Konto anlegen. Wie allgemein üblich, sendet die App dann eine Registrierungs-Mail an die angegebene Mailadresse, die einen Link zum Abschluss der Registrierung enthält.

Wer nicht über einen Browser arbeiten möchte, sondern mit einer „echten App“, der kann auf der Einstiegsseite unten ablesen, was auf den verschiedenen Endgeräten gemacht werden muss, um sich ein Icon auf den Desktop zu legen.

Nach erfolgreicher Registrierung dann einfach anmelden und loslegen …

Herzlichen Dank
und viel Freude bei der Büroarbeit

AGB

Das Nutzen von „cloud-archive.com“ ist nach erfolgreicher Registrierung kostenlos. Im Rahmen initial festgelegter Grenzen kann man „Aktenschränke“, „Ordner“, „Registerkarten“ und „Tabs“ anlegen und mit Dokumenten füllen. Es kann nicht vorkommen, dass man „aus Versehen“ in einen kostenpflichtigen Modus gelangt.

Die Software zeigt an, wenn bestimmte Limits erreicht sind und weist darauf hin, wo man diese Grenzwerte erhöhen kann. Eine Erhöhung der Grenzwerte kann zu Kosten führen, wobei man sicher und nutzerfreundlich durch ein Antragsverfahren „geführt“ wird, so dass keine Situation entsteht, wo man „unerwartet“ seine Zustimmung gegeben hat!

Entstandene Kosten werden monatlich (i.d.R. in den ersten 10 Tagen eines Monats für den aktuellen Monat) in Rechnung gestellt. Die jeweilige Rechnung geht per Mail an die gegebene Mailadresse.

Bei Nichtbezahlung der anfallenden Kosten erlauben wir uns das betreffende Konto zu sperren, bis die ausstehenden Beträge wieder beglichen sind. Der säumige „User (Benutzer)“ kann ihm hierdurch entstandene finanzielle oder sonstige Schäden, durch Nichterreichen des „Cloud-Archivs“, nicht geltend machen. Auch evtl. geschädigte Dritte haben keinen Haftungsanspruch.

Bei wiederholtem Zahlungsausfall – auch wenn Perioden des Wiederzahlens dazwischen waren – behalten wir uns vor, Konten dauerhaft zu schließen.

Trotz Nutzung moderner Speichersysteme¹⁾ übernehmen wir keinerlei Haftung für den Verlust von Dokumenten. Sie sollten die im „Cloud-Archiv“ angebotene Backup-Funktion nutzen und regelmäßig Ihre Dateien zusätzlich auf Ihren Systemen speichern. Somit haben Sie für den „äußersten Notfall“ vorgesorgt und sind auf jeden Fall noch im Besitz all Ihrer wertvollen Dokumente in allen Versionen. Jedes Backup enthält auch einen übersichtlichen Index im HTML-Format. Backups sind grundsätzlich verschlüsselt!²⁾

Auch wir, als Provider dieser Software, sind wiederum von Providern und Techniken abhängig, die uns erst ermöglichen, APPs über das Internet anbieten zu können. Gibt es Störungen an unseren Versorgungsleitungen, dann können wir auch nur hoffen, dass die Schäden so schnell wie möglich behoben werden.

Zudem haben auch wir zur Pflege unserer Systeme „downtimes“, die wir versuchen „in die Nacht“ zu verschieben (0-4h, wenn möglich). Und leider kann uns auch unsere eigene Technik mit Störungen überraschen, die sich auch auf die Erreichbarkeit unserer Systeme auswirkt. Was erfreulicherweise bei modernen Server- und Speichersystemen¹⁾ viel seltener geworden ist.

Keiner möchte diese Ausfallzeiten haben, sie sind aber „Teil des Systems“! Sie haben sicherlich Verständnis dafür, dass wir keine Haftung für Ihnen evtl. entstehende Kosten oder sonstige Schäden durch Ausfälle bei uns oder unserern Providern übernehmen können, da diese für uns in keinster Weise abschätzbar sind.

Auf Grund der Vielzahl möglicher Endgeräte ist es nicht realisierbar, die Software auf allen Varianten zu testen. Bitte prüfen Sie in Ihrem eigenen Interesse das „Cloud-Archiv“ auf „allen Geräten“, die Sie zum Einsatz bringen möchten! Unsere eigene Erfahrung ist, dass das Einpflegen von Dokumenten auf dem Bürocomputer oder Notebook viel angenehmer ist, als auf kleineren Smartphones oder Tablets. Andererseits ist es sehr vorteilhaft von überall her auf der Welt Dokumente auf dem Smartphone abrufen zu können oder Recherchen durchzuführen.

Sicherheitsbelehrung

Wie oben in der Kurzbeschreibung aufgezeigt, sind die uns anvertrauten Daten mehrfach geschützt. Hierzu zählen nicht nur Maßnahmen, die einen physischen Verlust absichern, sondern auch die „Nichtlesbarkeit aller Dokumente“ bei administrativen Arbeiten am System.

Dennoch liegt es auch am „User (Benutzer)“ diese Sicherheit mitzugestalten!

Inhalte von Dokumenten (also Dateien) werden verschlüsselt auf unseren Systemen gespeichert. Die Titel/Namen der Dokumente liegen jedoch im Klartext in Datenbanken vor. Bitte schreiben Sie keine schützenswerte Informationen in die Dateinamen, sondern immer nur in das Dokument/die Datei selbst!

Sie haben zwei Möglichkeiten ein vorab gespeichertes Dokument wieder abzurufen:

Per „Anzeigen“
Per „Download“

Beim „Anzeigen“ eines Dokumentes muss dieses zwangsläufig auf dem Server¹⁾ entschlüsselt werden, sonst könnten wir es nicht zum Abruf bereitstellen. Nutzen Sie diese Funktionen nur für unkritische Dokumente!

Beim „Download“ können Sie allerdings bestimmen, ob Sie verschlüsselte Dokumente oder entschlüsselte erhalten möchten. Wir empfehlen im Zweifelsfall immer den Download mit Kennwort-Verschlüsselung durch ein von Ihnen ad-hoc vergebenes Kennwort!

In allen beiden Fällen jedoch, werden die bereitgestellten Dokumente nur temporär erzeugt und nach einigen Minuten wieder vom Server¹⁾ gelöscht.

Zur Wiederauffindung archivierter Dokumente steht ein „Lucene-Index“ bereit. Beim Hochladen von „kritischen Dokumenten (top secret)“ bitten wir darauf zu achten, dass die Option „Indexieren“ nicht ausgewählt ist. Ihre geheimen Inhalte werden ansonsten zu Suchwörtern! Sollte Ihnen dies jedoch aus Versehen passieren, kann der betreffende Indexeintrag per Re-Indexieren gelöscht werden (Option „Index löschen“). Im Zweifelsfall kann das Dokument auch wieder entfernt werden, was auch ein Löschen des zugehörigen Indexeintrags auslöst (Titel und Text). Ein nicht-indexiertes Dokument kann nicht mehr über die Suchfunktion gefunden werden, ist aber manuell in seinem Ordner auffindbar.

Haftungsausschluss

Wie auch schon in den o.g. Abschnitten erwähnt, übernehmen wir keine Haftung für den Verlust von Daten oder entstandene Schäden durch Ausfallzeiten (Nicht-Erreichbarkeit) unserer Software. Eine Haftung für Schäden durch Softwarefehler schließen wir auch aus.

Zudem können auch evtl. geschädigte Dritte keine Haftung geltend machen.

Stand: 30.07.2023, cloud-archive@microjup.de