Ganz allgemein ist das „Cloud-Archiv“ eine „Hybride App“, die im Browser initial gestartet wird und dann wahlweise auf dem genutzten Endgerät als „App“ installiert werden kann.
Nach der Installation „als App“ steht sie dann zukünftig als „Icon auf dem Desktop“ bereit und muss auch nicht vom Benutzer aktualisiert werden, da das bei hybriden Apps nicht nötig ist.
Im Speziellen ist das „Cloud-Archiv“ eine Anwendung, mit der man „digitalisierte Dokumente“
- Text
- Tabellen
- Präsentationen
- Bilder
- etc.
sicher, strukturiert, versioniert und indexiert ablegen und verwalten kann.
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Sicher:
Sämtlicher Transport von Daten und Information geschieht über eine https-Verbindung. Eigentlich heutzutage Standard. Das Cloud-Archiv nutzt hierzu Zertifikate von LetsEncrypt, die regelmäßig aktualisiert werden.
Zudem liegen alle Dokumente der Nutzer „verschlüsselt“ auf unseren Speichersystemen. Die Dokumente werden mit einem starken Kennwort gesichert, das wiederum durch Dein Anmelde-Kennwort geschützt ist. Dein Anmelde-Kennwort liegt auf unseren Datenbanken asymmetrisch verschlüsselt vor. So können Deine Daten auch nicht im Rahmen von administrativen Arbeiten auf dem Server gelesen werden!
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Strukturiert:
Das „Cloud-Archiv“ orientiert sich am „guten, alten, analogen Büro“. Dokumente sind in Aktenordnern gespeichert und können dort beliebigen Registerkarten untergeordnet werden. Die Aktenordner stehen ihrerseits in Aktenschränken.
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Versioniert:
Gerade bei Textdokumenten möchte man die Änderungen über die Zeitachse rückverfolgen können. Das Gleiche bei Tabellen oder Präsentationen. Und manchmal gibt es auch bei Bildern Sinn, deren Zeitverlauf zu dokumentieren, wenn z.B. Veränderungen visuell festgehalten werden sollen.
Das „Cloud-Archiv“ erkennt am Dokumentenname (Dateiname), ob ein neues oder ein bekanntes, schon archiviertes Dokument vorliegt und entscheidet dann selbständig, ob es neu hinzugefügt oder aktualisiert werden muss. Wird es aktualisiert, dann entstehen sog. „Versionen“, die das vorangegangene Dokument nicht überschreiben.
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Indexiert:
Dokumente werden im Archiv nicht nur über ihren Dateinamen gefunden, sondern auch über textuelle Inhalte. Hierbei werden klassische Textdokumente, wie WORD, EXCEL, PDF, etc., wie auch Bilder, die „grafischen Text“ beinhalten gelesen, bzw. analysiert (OCR) und einem sog. „Lucene-Index“ übergeben. Hiermit erreicht man eine Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, die einfachen Ordnerstrukturen auf einem Computer weit überlegen ist.
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Hierzu muss man die App initial über einen Browser aufrufen und sich über den Registrieren-Knopf ein Konto anlegen. Wie allgemein üblich, sendet die App dann eine Registrierungs-Mail an die angegebene Mailadresse, die einen Link zum Abschluss der Registrierung enthält.
Wer nicht über einen Browser arbeiten möchte, sondern mit einer „echten App“, der kann auf der Einstiegsseite unten ablesen, was auf den verschiedenen Endgeräten gemacht werden muss, um sich ein Icon auf den Desktop zu legen.
Nach erfolgreicher Registrierung dann einfach anmelden und loslegen …